Handelsbetingelser

Nærværende handelsbetingelser (”Vilkårene”) finder anvendelse for alle ydelser, som Nivou ApS (”Nivou”) leverer til sine kunder.

Hvor den mellem Nivou og Kunden indgåede individuelle aftale, herunder tilhørende aftalebrev og bilag (”Aftalen”), fraviger Vilkårene, har Aftalen forrang for Vilkårene.

Nivous databehandleraftale er offentliggjort på nivou.dk/databehandleraftale og udgør sammen med Vilkårene og Aftalen det samlede aftalegrundlag. Ændringer af databehandleraftalen varsles efter afsnit 13.

Omfanget af de ydelser, Nivou leverer til Kunden, fremgår af Aftalen. Ydelser, der ikke er omfattet af Aftalen, honoreres særskilt efter medgået tid, jf. afsnit 3.

Opgaver uden for Aftalen omfatter blandt andet opsætning af nye systemer, tilpasning af kontoplan, oprydning i tidligere perioder og ad hoc-rådgivning. Sådanne opgaver aftales fra sag til sag og igangsættes først efter Kundens accept af omfang og honorar.

Nivou er berettiget til at anvende de til enhver tid mest hensigtsmæssige teknologier, herunder systemer baseret på kunstig intelligens, til at levere de aftalte ydelser.

Kunden afholder selv omkostninger til egne softwarelicenser, medmindre andet fremgår af Aftalen.

Rådgivning ydes i to kategorier: Almindelig sparring omfatter korte, afklarende henvendelser om ydelser, Kunden allerede abonnerer på, med en samlet varighed på op til 30 minutter pr. måned, og er inkluderet i det faste honorar. Almindelig sparring omfatter ikke henvendelser, der forudsætter selvstændig undersøgelse eller beregning. Uddybende rådgivning omfatter henvendelser, der forudsætter undersøgelse, beregning eller skriftlig besvarelse, samt henvendelser ud over den inkluderede tid til almindelig sparring, og honoreres efter medgået tid, jf. afsnit 3. Nivou orienterer, i det omfang det er praktisk muligt, Kunden inden en henvendelse overgår fra almindelig sparring til honorarpligtig rådgivning.

Nivous ydelser har karakter af assistance med bogføring og opstilling af finansielle oplysninger. Nivou er ikke en godkendt revisionsvirksomhed og udfører hverken revision, udvidet gennemgang eller review, ligesom Nivou ikke afgiver erklæringer med sikkerhed. Nivous arbejde kan derfor ikke forventes at afdække besvigelser, fejl eller mangler i det materiale, Kunden leverer.

Nivous timepriser for ydelser ud over det i Aftalen fastsatte honorar er, ekskl. moms: Bogføring og korrektioner kr. 575. Rådgivning, herunder fra CFO eller specialist kr. 1.190.

Rådgivning faktureres i intervaller af en halv time, og medgået forberedelsestid indregnes efter samme princip.

Posteringer ud over det i Aftalen forudsatte antal faktureres med kr. 32 pr. postering. Rettelser i Kundens egen bogføring honoreres efter medgået tid.

For aftaler vedrørende holdingselskaber gælder, medmindre andet fremgår af Aftalen, en grænse på 50 posteringer pr. regnskabsår. Posteringer herudover faktureres efter foranstående afsnit.

Udebliver Kunden fra et aftalt onboardingmøde, eller møder Kunden mere end 10 minutter for sent, således at ny booking er nødvendig, opkræves et gebyr på kr. 495.

Hvor Aftalen omfatter en ydelse vedrørende årsafslutning, er værdien heraf indeholdt i det faste månedlige honorar og dækkes ved, at de faste betalinger for de sidste måneder af Kundens regnskabsår udgør betaling for ydelsen. Den nærmere fordeling og ydelsens indhold fremgår af Aftalen.

Faste priser reguleres én gang årligt med den sats, der er fastsat i Aftalen. Er der ikke fastsat en sats i Aftalen, reguleres priserne i takt med udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Øvrige prisændringer varsles med samme frist, som gælder for opsigelse, jf. afsnit 6.

Overstiger Kundens faktiske aktivitet, herunder antallet af posteringer, det aftalte grundlag med 20 % eller mere i tre sammenhængende måneder, er Nivou berettiget til at regulere det månedlige honorar tilsvarende fra den efterfølgende måned.

Løbende ydelser faktureres månedsvis forud. Betalingsfristen er 8 dage netto fra fakturadato. Betaling sker via det til enhver tid af Nivou anviste betalingssystem.

Ved forsinket betaling tilskrives morarente fra forfaldsdagen i overensstemmelse med renteloven. Nivou er endvidere berettiget til rykkergebyr på kr. 100 pr. rykkerskrivelse, dog højst tre rykkerskrivelser, samt til det faste kompensationsbeløb efter rentelovens § 9 a, stk. 3.

Kunden kan ikke foretage modregning i Nivous tilgodehavender eller tilbageholde betaling under henvisning til krav, der ikke er skriftligt anerkendt af Nivou eller fastslået ved endelig afgørelse.

Kunden er ansvarlig for løbende, senest månedligt, at fremsende al nødvendig dokumentation i det mellem Parterne aftalte format.

Ansvaret for, at Kundens bogføring, registreringer, indberetninger og årsrapport er fuldstændige og korrekte, påhviler Kundens ledelse, jf. bogføringsloven og årsregnskabsloven. Nivous assistance ændrer ikke herved. Nivou er berettiget til at lægge de af Kunden afgivne oplysninger og det af Kunden leverede materiale uprøvet til grund og er ikke forpligtet til at efterprøve rigtigheden eller fuldstændigheden heraf.

Kunden bærer det endelige ansvar for, at oplysninger og forudsætninger, der ligger til grund for Aftalen og prisfastsættelsen, er korrekte og fuldstændige, uanset om oplysningerne er indhentet af Kunden selv eller af Nivou som led i tilbudsgivningen. Viser grundlaget sig efterfølgende at være væsentligt mangelfuldt, er Nivou berettiget til at fremsætte revideret tilbud, og allerede udført merarbejde faktureres efter medgået tid.

Kunden skal oplyse Nivou om alle forhold af betydning for opgavens udførelse ved Aftalens indgåelse. Merarbejde som følge af forhold, Kunden ikke har oplyst, honoreres efter medgået tid.

Konstateres væsentlige, ikke oplyste forhold efter Aftalens indgåelse, suspenderes aftalte frister og eventuelle servicemål, indtil omfang og pris for det yderligere arbejde er aftalt.

Efterspørger Nivou dokumentation hos Kunden, har Kunden 10 dage til at fremsende denne, svarende til fristen i Aftalens bestemmelse om manglende materiale. Fremsendes dokumentationen ikke rettidigt, bogføres den pågældende postering ikke, eller placeres midlertidigt på en mellemkonto, og Kunden bærer det fulde ansvar for konsekvenserne heraf, herunder eventuelle regnskabs- og skattemæssige følger. Skal Nivou rykke for dokumentation mere end én gang, eller foretage efterfølgende rettelser som følge af for sent modtaget dokumentation, honoreres dette efter medgået tid, jf. afsnit 3.

Nivou foretager alene indberetninger på grundlag af rettidigt modtaget og fyldestgørende dokumentation og kan ikke gøres ansvarlig for manglende eller ukorrekte indberetninger som følge af manglende eller mangelfuldt materiale fra Kunden.

Har Nivou ikke modtaget samtligt forespurgt materiale senest 10 dage forud for en gældende indberetningsfrist, bortfalder Nivous ansvar for rettidig indberetning. Nivou er i så fald ikke ansvarlig for renter, gebyrer, bøder, foreløbige fastsættelser eller andre konsekvenser, som måtte blive pålagt Kunden, og er berettiget til efter forudgående underretning af Kunden enten at foretage indberetning på det foreliggende grundlag eller at undlade indberetning.

Kunden skal uden ugrundet ophold og skriftligt orientere Nivou om væsentlige ændringer, der påvirker opgavens omfang eller kompleksitet, herunder blandt andet oprettelse af nye bank- eller valutakonti, nye betalingsløsninger eller systemintegrationer, væsentlige ændringer i virksomhedens aktiviteter samt ændringer i selskabsstruktur eller ejerforhold. Undlader Kunden dette, er Nivou ikke ansvarlig for deraf følgende fejl, manglende indberetninger eller forsinkelser, og merarbejde honoreres efter medgået tid. Har ændringen varig karakter, er Nivou berettiget til at regulere det faste månedlige honorar.

Det er en forudsætning for Aftalens ikrafttræden, at alle forudgående regnskabsperioder er bogført, afstemt og afsluttet i overensstemmelse med gældende lovgivning. Nivou påtager sig intet ansvar for fejl eller mangler, der kan henføres til perioder forud for Aftalens ikrafttræden. Arbejde med at afdække, afstemme eller udbedre forhold vedrørende tidligere perioder honoreres særskilt efter medgået tid og igangsættes først efter Kundens skriftlige accept af et forudgående estimat.

Nivous bogføringsforpligtelse for en given periode anses for opfyldt, når Nivou har fremsendt oversigt over eventuelt manglende dokumentation til Kunden.

Nivou er berettiget til at lade posteringer henstå i kladde, indtil Kundens årsrapport for det pågældende regnskabsår er endeligt udarbejdet og indberettet, med henblik på at muliggøre nødvendige efterposteringer i forbindelse med årsafslutningen.

Nivou forbeholder sig retten til at afvise at bogføre transaktioner, der strider mod gældende lovgivning.

Nivous samlede erstatningsansvar over for Kunden er begrænset til det senest fakturerede månedlige honorar ekskl. moms. Begrænsningen gælder ikke ved grov uagtsomhed eller forsæt. Nivou er ikke ansvarlig for indirekte tab eller følgeskader.

Nivou er ikke ansvarlig for renter, gebyrer, bøder, foreløbige fastsættelser eller skattemæssige konsekvenser, som pålægges Kunden, medmindre disse er en direkte følge af Nivous grove uagtsomhed eller forsæt.

Kunden skal reklamere skriftligt uden ugrundet ophold efter, at Kunden er blevet eller burde være blevet bekendt med det forhold, der begrunder reklamationen. Krav mod Nivou kan under alle omstændigheder ikke gøres gældende senere end 12 måneder efter, at den ydelse, kravet vedrører, er leveret.

Nivou opretholder en sædvanlig erhvervs- og professionsansvarsforsikring. Dokumentation herfor fremsendes til Kunden efter anmodning.

For ydelser med aftalt frekvens gælder, at Kunden er berettiget til en servicekredit på 20 % af det pågældende månedlige honorar, hvis Nivou, af forhold der alene kan tilregnes Nivou, ikke leverer en aftalt ydelse rettidigt. Servicekreditten udgør Kundens eneste beføjelse i anledning af en sådan enkeltstående forsinkelse og forudsætter, at Kunden selv har overholdt sine forpligtelser i samme periode.

Overstiger omfanget af Kundens aktivitet, jf. Aftalens forudsætninger, væsentligt det aftalte grundlag i tre sammenhængende måneder, kan Nivou efter skriftligt varsel suspendere den løbende bogføring, indtil der er indgået revideret aftale, der afspejler det faktiske aktivitetsniveau. Nivou er ikke ansvarlig for forsinkelser eller manglende indberetninger, der er en direkte følge af en sådan berettiget suspension.

Samarbejdet forudsætter, at Nivous til enhver tid gældende databehandleraftale, der er offentliggjort på nivou.dk/databehandleraftale, er accepteret af Kunden som bilag til Aftalen. Nivou er ikke forpligtet til at påbegynde levering af ydelserne, før dette er sket, og er ikke ansvarlig for forsinkelser som følge heraf.

Aftalen kan opsiges skriftligt af hver af Parterne med et varsel på løbende måned plus 1 måned.

Ejer Kunden selv licensen til sit regnskabs- eller lønsystem, er Kunden selv ansvarlig for at sikre adgang til og backup af egne data ved Aftalens ophør.

Arbejde forbundet med dataudtræk og overdragelse til tredjepart honoreres efter medgået tid.

Administreres en licens af Nivou på Kundens vegne, er Nivou ved Aftalens ophør berettiget til at opsige licensen og slette data, medmindre Kunden forinden skriftligt har anmodet om at overtage licensen og selv afholder omkostningerne herved. Nivou varsler Kunden skriftligt, inden data slettes.

Kunden skal give Nivou uændret adgang til Kundens regnskabssystem i tre måneder efter Aftalens ophør med henblik på korrekt afslutning og afstemning af regnskabet. Gives denne adgang ikke, fraskriver Nivou sig ansvar for fejl eller mangler i den afsluttede periode.

Ophører Aftalen, før Kundens regnskabsår er afsluttet, bortfalder Nivous forpligtelse til at levere en eventuelt aftalt årsafslutningsydelse, idet ydelsens værdi forudsætter et fuldt regnskabsår med løbende betaling. Udførelse heraf kan i så fald aftales særskilt mod et selvstændigt honorar.

Ved Aftalens ophør foretages en forholdsmæssig opgørelse af det inkluderede antal posteringer, beregnet som det aftalte årlige antal divideret med 12 og ganget med antallet af hele måneder, Aftalen har været i kraft. Overstiger det faktiske antal denne opgørelse, efterfaktureres de overskydende posteringer efter afsnit 3.

Indsigelser eller ønsker om rettelser til det udførte arbejde skal fremsættes skriftligt senest 14 dage efter Aftalens ophør. Henvendelser herefter honoreres som særskilt arbejde efter medgået tid, og Nivou kan kræve forudbetaling for det forventede tidsforbrug, før arbejdet igangsættes.

Aftalen er undergivet dansk ret. Enhver tvist afgøres ved Nivous hjemting.

Parterne forpligter sig til at behandle enhver ikke offentligt tilgængelig oplysning om den anden Part, som modtages i forbindelse med Aftalen, fortroligt, herunder priser, forretningsstrategier, tekniske data og kundedata.

Fortrolighedsforpligtelsen gælder under Aftalens løbetid og i tre år efter dens ophør.

Ingen af Parterne er ansvarlig for manglende opfyldelse af sine forpligtelser, i det omfang dette skyldes forhold uden for Partens kontrol (force majeure), herunder krig, oprør, naturkatastrofer, brand, strejke, lockout, pandemi, myndighedsindgreb eller nedbrud i kritisk infrastruktur.

Den Part, der påberåber sig force majeure, skal uden ugrundet ophold give den anden Part skriftlig meddelelse om forholdets art, forventede varighed og konsekvenser. Den ramte Parts forpligtelser suspenderes, så længe forholdet varer.

Varer en force majeure-begivenhed mere end 60 sammenhængende dage, kan den ikke-ramte Part opsige Aftalen skriftligt med øjeblikkelig virkning.

Nivou er omfattet af hvidvaskloven, jf. lovens § 1, stk. 1, nr. 16, og er som følge heraf forpligtet til at gennemføre kundekendskabsprocedurer, herunder at indhente og opbevare legitimation af Kunden, Kundens reelle ejere og de personer, der handler på Kundens vegne, samt til løbende at overvåge kundeforholdet.

Kunden er forpligtet til at medvirke hertil og til uopfordret at oplyse Nivou om ændringer i de forhold, der ligger til grund for kundekendskabsproceduren. Kan kundekendskabsproceduren ikke gennemføres, er Nivou forpligtet til at afvise at etablere kundeforholdet eller til at bringe Aftalen til ophør uden varsel. Ophør efter dette afsnit udgør ikke misligholdelse fra Nivous side og berettiger ikke Kunden til erstatning eller til tilbagebetaling af betalt honorar.

Nivou er forpligtet til at undersøge og i givet fald underrette Hvidvasksekretariatet om mistænkelige transaktioner og aktiviteter. Nivou er efter hvidvaskloven afskåret fra at oplyse Kunden om, at der er foretaget eller vil blive foretaget underretning, og fra at oplyse om en eventuel undersøgelse heraf.

Oplysninger og dokumenter indhentet efter dette afsnit opbevares i fem år efter kundeforholdets ophør, jf. hvidvaskloven, og slettes herefter. Nivou er selvstændigt dataansvarlig for denne behandling.

Nivou er berettiget til at anvende underleverandører ved opgavens udførelse og hæfter for underleverandørers ydelser som for sine egne. Anvendelse af underdatabehandlere er reguleret i databehandleraftalen.

Kunden kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Aftalen uden Nivous forudgående skriftlige samtykke. Nivou er berettiget til at overdrage Aftalen til et koncernforbundet selskab eller som led i en hel eller delvis overdragelse af Nivous virksomhed.

Nivou er berettiget til at ændre Vilkårene med samme varsel, som gælder for opsigelse, jf. afsnit 6. Ændringer varsles skriftligt, herunder pr. e-mail. Kan Kunden ikke acceptere ændringen, er Kunden berettiget til at opsige Aftalen med virkning senest fra ændringens ikrafttræden.

Ændringer, der alene følger af ny lovgivning eller af krav fra en offentlig myndighed, kan gennemføres uden varsel.

Ændringer af Aftalen, herunder af ydelsernes omfang og af honoraret, aftales skriftligt mellem Parterne. Dette gælder dog ikke Nivous regulering af honoraret efter afsnit 3, som kan gennemføres i overensstemmelse med de dér anførte betingelser.

Hver af Parterne kan ophæve Aftalen uden varsel ved den anden Parts væsentlige misligholdelse, som ikke er bragt til ophør senest 14 dage efter modtagelsen af skriftligt påkrav med angivelse af misligholdelsens karakter.

Manglende betaling af et forfaldent beløb mere end 30 dage efter forfaldsdagen anses altid for væsentlig misligholdelse.

Nivou kan endvidere ophæve Aftalen med 14 dages varsel, såfremt det konstateres, at Kunden har afgivet urigtige oplysninger eller har tilbageholdt oplysninger af relevans for Nivous udførelse af de i Aftalen omfattede ydelser. I et sådant tilfælde opgør Nivou det medgåede tidsforbrug, som modregnes i det af Kunden forudbetalte honorar. Overstiger tidsforbruget det forudbetalte honorar, faktureres differencen særskilt.

Hver af Parterne kan endvidere ophæve Aftalen uden varsel, såfremt den anden Part tages under rekonstruktionsbehandling eller konkursbehandling, eller såfremt den anden Part i øvrigt må antages at være insolvent, i det omfang dette er foreneligt med konkurslovens regler.

Ophævelse fritager ikke Kunden for betaling af honorar for ydelser leveret indtil ophævelsestidspunktet. Bestemmelserne om fortrolighed, ansvar og forhold ved ophør består efter ophævelsen.

Er en bestemmelse i Vilkårene helt eller delvist ugyldig eller uden retsvirkning, berører dette ikke gyldigheden af de øvrige bestemmelser. Den ugyldige bestemmelse erstattes af en bestemmelse, der i videst muligt omfang afspejler Parternes oprindelige hensigt.

Omfanget af lønadministration og de tilhørende priser fremgår af Aftalen.

Kunden er ansvarlig for rettidigt at levere alle nødvendige og korrekte oplysninger, herunder timer, fravær, nye medarbejdere, fratrædelser og bonus. Kundens løninput skal være Nivou i hænde senest fem bankdage før den aftalte lønudbetalingsdato. Modtages input senere, kan Nivou ikke indestå for rettidig lønudbetaling og rettidig indberetning til eIndkomst, og eventuelt merarbejde honoreres efter medgået tid.

Kunden godkender lønkørslen forud for udbetaling og indberetning. Godkender Kunden ikke rettidigt, er Nivou berettiget til at gennemføre kørslen på det foreliggende grundlag eller at udskyde den, uden ansvar for følgerne heraf.

Nivou er ikke ansvarlig for tab eller fejl, der skyldes forsinkede, mangelfulde eller ukorrekte oplysninger fra Kunden. Rettelser og genkørsler, der skyldes sådanne forhold, honoreres efter medgået tid til Nivous gældende timepris for bogføring og korrektioner, jf. afsnit 3.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med lønadministration, herunder personnummer, sker i henhold til databehandleraftalen.

Tilvælges Premium-ydelser vedrørende lønadministration, gælder følgende om deres omfang: Overenskomsthåndtering: Nivou følger relevante opdateringer af satser og vilkår for løn, søgnehelligdage og sygdom. Ydelsen omfatter alene de løntekniske aspekter af overenskomsten og ikke administration af arbejdstid, opsigelsesvilkår eller øvrige ansættelsesforhold. Refusionsansøgninger: Nivou bistår med indhentning og validering af oplysninger samt varetager den digitale indberetning til myndighederne. Avanceret ferieregnskab: Nivou udarbejder et detaljeret ferieregnskab, herunder et årligt overblik over medarbejdernes restferie til brug for planlægning af afholdelse eller overførsel.